10 hal yang Tidak Boleh Anda lakukan di Outlook

10 hal yang Tidak Boleh Anda lakukan di Outlook – Outlook adalah anak yang salah dari set Office–dan semua kekuatan itu sering kali dapat menghasilkan kekacauan. Kami ingin menyukai Outlook; potensinya luar biasa. Namun dalam praktiknya, kami sering menemukan Outlook sulit untuk ditangani dan kami membuat kesalahan. Setelah bertahun-tahun, kebanyakan dari kita tahu bahwa kita tidak boleh menulis dalam huruf besar semua dan itu ide yang baik untuk menggunakan spell check. Jadi dalam artikel ini, saya akan membagikan beberapa cara untuk menjaga agar Outlook tetap sejalan yang mungkin tidak Anda pikirkan sendiri.

10 hal yang Tidak Boleh Anda lakukan di Outlook

 Baca Juga : Pecahkan Masalah konektivitas Outlook dengan Tip Cepat Ini

oehelp – Saya menggunakan Outlook 2016 (desktop), tetapi Anda dapat menerapkan item ini ke versi yang lebih lama. Tidak ada file demonstrasi. Beberapa akan berlaku untuk edisi browser dan beberapa tidak.

1: Gunakan folder Item Terhapus sebagai penyimpanan

Folder Item Terhapus menyimpan email yang tidak akan Anda rujuk lagi. Jika Anda adalah bagian dari organisasi besar dengan dukungan TI, seseorang mungkin menghapus konten folder itu secara teratur, dan tanpa sepengetahuan Anda. Mencoba mengambil email dari folder itu sama dengan mencoba mengambil hadiah Natal yang tidak sengaja Anda buang bersama kertas kado, setelah truk sampah meninggalkan lingkungan. Pindahkan pesan ke folder penyimpanan sementara untuk sementara jika Anda suka, tetapi jangan bergantung pada folder Item Terhapus.

2: Biarkan Peringatan Desktop diaktifkan

Sebagian besar dari kita (kita semua, jika kita jujur) tidak dapat melakukan dua hal pada saat yang sama dan menjadi ahli dalam keduanya. Itu sebabnya saya menyarankan Anda menonaktifkan Desktop Alert. Ini akan mengalihkan perhatian Anda setiap kali surat baru tiba. Jika Anda menghentikan apa yang sedang Anda lakukan untuk memeriksa pesan penting yang Anda tunggu, produktivitas Anda akan turun dengan cepat. Untuk menonaktifkan fitur ini, klik tab File, pilih Opsi di panel kiri, lalu pilih Mail. Hapus centang pada opsi Play A Sound dan Display A Desktop Alert di bagian Message Arrival . Mencoba bekerja dengan gangguan terus-menerus itu adalah kegilaan.

3: Penyalahgunaan Abaikan

Fitur Abaikan memungkinkan Anda memilih keluar dari percakapan sibuk yang tidak berlaku untuk Anda, tetapi berhati-hatilah. Fitur ini menghapus percakapan saat ini dan semua pesan berikutnya dalam percakapan tersebut ke folder Item Terhapus. Itu berarti jika seseorang dalam percakapan itu mengirim pesan hanya kepada Anda, Anda tidak akan pernah melihatnya.

Jika Anda memahami fitur tersebut, maka aman untuk digunakan. Anda selalu dapat merebut kembali percakapan:

Pilih folder Item Terhapus (lihat #1 terlebih dahulu).
Pilih pesan apa pun dalam percakapan yang ingin Anda pulihkan.
Klik Abaikan di grup Hapus.
Klik Berhenti Mengabaikan Percakapan.

4: Gunakan alat tulis

aplikasi Outlook menerapkan pola latar belakang ke pesan Anda. Anda mungkin berpikir itu keren dan dapat diterima. Tidak mungkin penerima Anda akan setuju. Anda tidak dapat mengontrol pengaturannya, jadi apa yang menurut Anda menarik dan efektif mungkin mengganggu mereka. Paling tidak, itu mengalihkan perhatian Anda dari pesan Anda; mengandalkan kata-kata Anda untuk berkomunikasi sebagai gantinya.

5: Periksa email terlebih dahulu

Email dapat berdampak negatif pada produktivitas Anda jika Anda terlalu memperhatikannya. Jika Anda memulai hari Anda dengan memeriksa email Anda, Anda mungkin mencurahkan sebagian besar pagi Anda untuk mengurus kebutuhan orang lain daripada kebutuhan Anda sendiri. Mulailah hari Anda dengan mengerjakan proyek Anda sendiri, dan periksa email Anda setelah Anda menyelesaikan sesuatu di daftar tugas Anda sendiri.

Perubahan kebiasaan ini tidak akan mungkin untuk semua orang. Tetapi jika Anda dapat menunda email untuk sementara waktu, cobalah. Saya hampir bisa menjamin bahwa pagi hari Anda akan lebih produktif.

6: Kirim email segera

Secara default, Outlook segera mengirim email, yang merupakan ide yang buruk. Saya dapat memikirkan banyak alasan untuk tidak segera mengirim email, tetapi berikut ini hanya beberapa:

Anda punya waktu untuk membaca dan mengedit sekali lagi. (Saya menangkap sebagian besar kesalahan setelah membiarkan pesan duduk sebentar.)
Anda menghindari bermain tag email. Berikan waktu diskusi untuk diselesaikan sehingga Anda dapat merespons dengan singkat dan hanya sekali.
Saat Anda menjadi bagian dari diskusi kontroversial, Anda perlu waktu untuk merespons secara wajar dan tidak dalam kemarahan.
Untuk menonaktifkan fitur pengiriman otomatis, lakukan hal berikut:

Klik tab File, pilih Opsi, lalu pilih Tingkat Lanjut di panel kiri.
Di bagian Kirim Dan Terima, klik Kirim/Terima.
Hapus centang pada tiga opsi di bawah Setting For Group “All Accounts” . Atau hapus centang satu atau dua–terserah Anda.

Setelah Anda menonaktifkan opsi ini, Anda–bukan Outlook–akan bertanggung jawab atas waktu pengiriman dan penerimaan email, menggunakan opsi di grup Kirim & Terima.

7: Tergantung pada ingatan

Jika Anda mengirim pesan yang ingin Anda tarik, Anda dapat mencoba Recall, tetapi jangan menahan napas. Ini jarang berhasil. Jika Anda ingin mencoba, berikut caranya:

Buka pesan yang ingin Anda ingat.
Di grup Pindahkan, klik Tindakan dan pilih Ingat Pesan Ini dari dropdown.
Dalam dialog yang dihasilkan, pilih salah satu opsi hapus dan klik OK.

Jika penerima membuka pesan, Anda tidak dapat mengingatnya.
Sekarang, fitur ini bagus secara teori, tetapi kenyataannya, fitur ini mungkin akan gagal karena:

Pesan harus belum dibaca.
Anda dan penerima harus berada di organisasi Exchange yang sama.
Penerima harus menggunakan Outlook.
Pesan harus berada di Kotak Masuk penerima–jika aturan memindahkannya ke folder lain, Anda tidak dapat mengingatnya.
Selain itu, Anda tidak dapat mengingat pesan yang dikirim ke penerima tertentu jika Anda mengirim email ke beberapa orang. Anda harus mengingatnya dari semua atau tidak sama sekali. Satu peringatan terakhir: Jika penerima telah membaca pesan tetapi tidak menandainya sebagai telah dibaca, Outlook akan mengirimi Anda laporan penarikan positif–Anda tidak akan tahu penerima telah membaca pesan tersebut!

 Baca Juga : Kebutuhan Penggunaan Bandwidth Internet Pada Umumnya

8: Gunakan tanda tangan yang mewah

Saat membuat tanda tangan, tetaplah dengan dasar-dasarnya. Berikut adalah beberapa petunjuk untuk tanda tangan otomatis:

Pertahankan grafik seminimal mungkin.
Tetap berpegang pada satu atau dua font dan warna.
Gunakan font yang aman untuk web. Jika sistem penerima tidak memiliki font pilihan Anda, tanda tangan Anda bisa berantakan.
Jangan sertakan lampiran promosi, moto pribadi, atau penafian hukum.

9: Percayai produk pihak ketiga

Ada banyak produk pihak ketiga yang berguna, tetapi mereka dapat mengacaukan Outlook. Jika Outlook berhenti berperforma seperti yang diharapkan, hal pertama yang harus diperiksa adalah add-in yang baru saja diperoleh untuk Outlook, atau perangkat lunak lain dalam hal ini. Sebagian besar bagus, tetapi baca ulasan dan tanyakan kepada pengguna lain sebelum menginstal.

10: Lupa untuk mencadangkan

Tidak ada yang dijamin dengan data elektronik. Meskipun jarang terjadi, mungkin saja kehilangan email, kontak, dan janji temu selama krisis. Jika organisasi Anda menggunakan Exchange Server, ini mungkin bukan masalah–seseorang mencadangkan Outlook untuk Anda. Namun, tidak ada salahnya untuk memeriksa kebijakan, hanya untuk amannya. Bagi kita semua, mengekspor adalah cara untuk “mencadangkan” data Outlook:

Klik tab File, pilih Buka & Ekspor di panel kiri, lalu pilih Impor/Ekspor.
Di panel yang dihasilkan, pilih Ekspor Ke File dan klik Berikutnya.
Pilih File Data Outlook (.pst) dan klik Berikutnya.
Pilih akun yang akan diekspor. Pastikan untuk mencentang Sertakan Subfolder lalu klik Berikutnya.
Klik Browse untuk memilih tujuan, masukkan nama file, dan klik OK. Jika Anda memperbarui cadangan sebelumnya, gunakan Opsi untuk menentukan cara Outlook menangani item yang sudah ada. Saya sarankan menggunakan beberapa flash drive dan menyimpan satu di luar kantor.
Klik Selesai, dan Outlook akan memulai ekspor.